עולם קטן, אתגר גדול

"החברה שלנו היא כמו משפחה" – כך נוהגים לומר בארגונים עסקיים רבים. אך מה קורה כשהחברה מתרחבת ומקימה שלוחות מעבר לים, ומעסיקה עובדים ממדינות שונות, דוברי שפות שונות ובעלי תרבות ארגונית שונה? אפשר לומר שבמקום משפחה כבר מדובר יותר בכפר – כפר גלובלי, עם כל המורכבות המתבקשת.

הגלובליזציה שמשפיעה על כמעט כל תחום בחיינו, הובילה למהפך משמעותי במיוחד בתחום העסקי. עידן האינטרנט, הענן וקיצור המרחקים מספק לחברות עסקיות הזדמנויות גדולות לפריצה אל שווקים חדשים – אך גם אתגרים וקשיים לא מעטים.

המעבר של ארגון לפעילות בינלאומית מחייב שינויים מהותיים בתהליכי העבודה. במקביל לפתיחת סניפים מעבר לים, חברות רבות מוציאות חלק מפעילותן למיקור חוץ, עוברות לעבודה עם קבלני משנה , מפיצים עצמאיים ועם שותפים מקומיים. פעמים רבות תהליך שכזה כרוך גם ברכישות או מיזוגים– מה שמצריך שינויים מבניים רבים.

אולם המעבר לארגון גלובלי מחייב קודם כל שינוי ניהולי – מניהול עצמאי לניהול פונקציונלי גלובלי, שיאפשר חיסכון בעלויות, סטנדרטיזציה של תהליכי עבודה, שיפור השליטה בארגון,  יצירת יתרון לגודל וכו'. פעמים רבות חל מעבר לניהול מטריציוני – שמתבצע על פי תחומים ומתפרש על פני המדינות השונות. בפני ההנהלה עומדים כעת לא מעט אתגרים עליהם יש לתת את הדעת:

 

  • הגדרה מחודשת של תהליכים עסקיים: שינוי של תהליכי הליבה בארגון ואופן זרימת המידע בתוך הארגון ומחוצה לו, על מנת ליצור אחידות בתהליכים העסקיים.
  • שינויים "פוליטיים": הסניפים המקומיים נאלצים פעמים רבות לוותר על הגמישות והשליטה העצמאית ולהתרגל לניהול מרחוק.
  • הבדלים בין המדינות השונות:  תרבות ארגונית, שעות עבודה, שפות, מטבעות, דרישות חוק ורגולציה.
  • אתגרים בתחום אבטחת המידע, הרשאות וזמינות המידע – כך שיאפשר פעילות שוטפת בכל שעה ובכל ימי השבוע.
  • האתגר האנושי: זהו למעשה האתגר הגדול מכולם – התגברות על חוסר האמון ופיתוח דרכי תקשורת חדשות בתוך הארגון, ורתימת כלל העובדים לשינוי.

 

מערכות המידע תומכות בשינוי

מערכות המידע הארגוניות מהוות מרכיב מרכזי ביותר בשינוי. עליהן לתמוך בתהליך הארגוני, לייעל את תהליכי העבודה ולמקסם את היתרונות העסקיים של הארגון הגלובלי. עם זאת, עליהן להיות גמישות דיין כדי לאפשר ניהול גלובלי שמשלב גם ניהול מקומי של משאבי אנוש, שכר וכו'.

עם ההתקדמות הטכנולוגית בעשור האחרון, התאימו מערכות המידע את עצמן לעידן החדש. ארגונים רבים עברו מארכיטקטורה מבוזרת, שבה לכל חברה או מדינה יש את המערכות שלה ומערך תמיכה מקומי, לשימוש במערכותERP  גלובליות המאפשרות אחידות בתהליכים העסקיים המרכזיים ואיחוד פעילויות כגון רכש ותמיכה. כניסת האינטרנט אפשרה מעבר למערכות מבוססות ווב וטכנולוגיית ענן. בשנים האחרונות פותחו גם מערכות BI, דאטה וורהאוס ודאטה סנטרים שמסייעים לניהול נכון ויעיל יותר של המידע הרב הזורם בארגון הגלובלי.

בחירה ויישום של מערכת שתתמוך כראוי בשינוי הארגוני היא תהליך מורכב בפני עצמו, שמומלץ לבצעו בסיוע גורם מקצועי חיצוני ומנוסה, כדוגמת מנהלי הפרויקטים  שלIT SOLUTIONS  . במסגרת התהליך, מלווים מנהלי הפרויקטים את הנהלת החברה בכל שלב ושלב:

 

  • תכנון ברמת ההנהלה: בחינת התהליך עם הדרג הניהולי על מנת להבין מה מתאים לחברה מבחינת אופי העובדים וההנהלה. כך למשל, בחברות בעלות אופן ריכוזי ניתן לבצע שינוי מהיר וקיצוני, בעוד שבחברות בעלות אופי דמוקרטי יותר עדיף שינוי הדרגתי.
  • בחינה והצגה של האפשרויות השונות תוך לקיחה בחשבון של שיקולים כספיים, ארגוניים וכו'.
  • הגדרת צוותי העבודה ונהלי העבודה בפרויקט תוך זיהוי האנשים המתאימים להובלת השינוי במדינות השונות.
  • אפיון הצרכים: מיפוי של תהליכי עבודה מרכזיים במטרה להגדיר תהליך אחיד לארגון כולו.
  • ניהול המכרז לבחירת המערכת.
  • הגדרת שינויים ופיתוחים נדרשים במערכת בהתאם לצורכי הארגון.
  • הטמעת המערכת בארגון במקביל או תוך ביצוע פיילוט במדינה אחת ולאחריו רול-אאוט במדינות הנוספות.

חשוב להבין כי הפתרונות שנבחרים צריכים לשרת את הארגון לטווח ארוך, גם לאחר שיגדל ויתרחב לתחומים נוספים או למדינות נוספות. סיוע של יועץ חיצוני מאפשר לבחור פתרונות שהם "בסט פרקטיס" – מבלי שיש צורך להמציא את הגלגל.

ולא פחות חשוב – ליווי מקצועי מאפשר לבצע הטמעה מוצלחת של המערכת החדשה גם בקרב העובדים – כדי שהשינוי יתבטא בתרבות הארגונית ובאופן בו העובדים תופסים את עבודתם היומיומית.

הכותבת היא עפרה שר, מנהלת פרויקטים בכירה, IT SOLUTIONS

להשאיר תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

מתחבר ל-%s